Różnica między fakturami sprzedażowymi a zakupowymi

Do tej pory skupialiśmy się głównie na wystawianiu faktur (sprzedażowe). Ale KSeF faktury zakupowe to równie ważny temat – Twoja firma nie tylko sprzedaje, ale też kupuje: materiały, usługi, podzespoły.

Faktura sprzedażowa: Ty wystawiasz → wysyłasz do KSeF → nabywca odbiera

Faktura zakupowa: Dostawca wystawia → wysyła do KSeF → Ty odbierasz i księgujesz

W KSeF obie strony mają dostęp do tej samej faktury – eliminuje to rozbieżności (np. „nie dostałem faktury”).

Jak odbierać faktury zakupowe w KSeF?

Metoda 1: Powiadomienia email Logujesz się do KSeF, włączasz opcję „Powiadomienia o nowych fakturach”. Gdy dostawca wystawi fakturę:

• Dostajesz email: „Nowa faktura zakupowa od: Firma XYZ Sp. z o.o., kwota: 5000 zł”
• Klikasz link → trafiasz do KSeF
• Pobierasz fakturę (XML lub PDF)

Metoda 2: Automatyczny odbiór przez program księgowy Program do KSeF zintegrowany z systemem księgowym automatycznie pobiera nowe faktury co godzinę (lub częściej). Księgowa rano przychodzi do pracy → wszystkie faktury już są w systemie.

Metoda 3: Ręczne sprawdzanie Logujesz się do KSeF raz dziennie, przeglądasz listę nowych faktur, pobierasz te, które dotyczą Twojej firmy.

Struktura faktury zakupowej w KSeF

Gdy otworzysz fakturę zakupową, zobaczysz:

Dane sprzedawcy:

• Nazwa firmy dostawcy
• NIP
• Adres

Dane nabywcy (Ty):

• Twoja firma
• Twój NIP
• Adres

Pozycje faktury:

• Opis towaru/usługi
• Ilość
• Cena jednostkowa
• Wartość netto
• Stawka VAT
• Wartość brutto

Metadane:

• Data wystawienia
• Numer faktury
• Termin płatności
• Rachunek bankowy dostawcy
• UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – potwierdzenie, że faktura jest w systemie

Księgowanie faktur zakupowych – krok po kroku

Szkolenie KSeF dla księgowych musi szczegółowo omówić proces księgowania faktur zakupowych.

Krok 1: Weryfikacja faktury

• Czy dane Twojej firmy są poprawne?
• Czy zamówienie było złożone (weryfikacja z działem zakupów)?
• Czy towar/usługa została dostarczona?
• Czy kwota się zgadza z umową?

Krok 2: Zaksięgowanie

• Wn: Koszty (lub Aktywa, jeśli środek trwały)
• Wn: VAT naliczony (jeśli masz prawo do odliczenia)
• Ma: Zobowiązania wobec dostawcy

Krok 3: Zatwierdzenie do płatności Przekazujesz fakturę do działu finansowego. Faktura trafia do harmonogramu płatności (według terminu płatności).

Krok 4: Płatność W dniu płatności:

• Wn: Zobowiązania wobec dostawcy
• Ma: Rachunek bankowy

Krok 5: Archiwizacja Faktura pozostaje w KSeF (automatyczna archiwizacja), ale też zapisujesz ją w swoim systemie księgowym.

Automatyczne księgowanie – jak to działa?

Nowoczesne systemy księgowe mogą:

1. Pobrać fakturę z KSeF (XML)
2. Rozpoznać dostawcę (po NIP-ie w bazie kontrahentów)
3. Dopasować do zamówienia (jeśli system zakupowy jest zintegrowany)
4. Automatycznie zaksięgować (konto kosztowe wg ustawionych reguł)
5. Wysłać do zatwierdzenia (email do osoby odpowiedzialnej)

Oszczędność czasu: Ręcznie: 5-10 minut na fakturę. Automatycznie: 30 sekund (tylko zatwierdzenie).

Przy 100 fakturach zakupowych miesięcznie to różnica 8-15 godzin pracy księgowej!

Faktury zakupowe a odliczenie VAT

Kluczowa kwestia: czy możesz odliczyć VAT z faktury zakupowej?

Warunki odliczenia:

1. Zakup związany z działalnością opodatkowaną (nie zwolnioną z VAT)
2. Faktura prawidłowa (poprawne dane, stawki VAT)
3. W terminie (można odliczyć do upływu terminu rozliczenia za okres, w którym powstało prawo)

KSeF ułatwia: System automatycznie oznacza faktury zakupowe z VAT naliczonym. Program księgowy może generować JPK_V7 bezpośrednio z danych KSeF – wszystko się zgadza, brak rozbieżności.

Co jeśli faktura zakupowa ma błąd?

Scenariusz 1: Błędny NIP Twojej firmy Dostawca wystawił fakturę, ale pomylił się w Twoim NIP-ie.

Rozwiązanie:

• Kontaktujesz się z dostawcą
• Dostawca wystawia fakturę korygującą LUB
• Ty wystawiasz notę korygującą (jeśli błąd dotyczy tylko Twoich danych)

Scenariusz 2: Błędna kwota Faktura na 10 000 zł, a powinno być 8000 zł.

Rozwiązanie:

• Kontakt z dostawcą
• Dostawca wystawia fakturę korygującą (zmniejszającą wartość)
• Ty księgujesz obie faktury (pierwotną i korygującą)

Scenariusz 3: Niezamówiony towar Dostałeś fakturę za coś, czego nie kupowałeś.

Rozwiązanie:

• Kontakt z dostawcą: „Pomyłka, to nie nasza faktura”
• Dostawca anuluje fakturę (faktura korygująca do zera)
• Nie księgujesz jej

Terminy księgowania faktur zakupowych

Zasada ogólna: Faktura zakupowa powinna być zaksięgowana w miesiącu, w którym powstało prawo do odliczenia VAT.

Prawo do odliczenia VAT powstaje:

• Gdy otrzymałeś towar/usługę I
• Otrzymałeś fakturę

Przykład:

• 28 stycznia: dostawa materiałów budowlanych
• 5 lutego: dostawca wystawia fakturę w KSeF

Kiedy księgujesz?

• Możesz w lutym (gdy otrzymałeś fakturę)
• Albo w styczniu, jeśli otrzymałeś dokument dostawy w styczniu (i przyjąłeś towar)

KSeF pokazuje dokładną datę wystawienia faktury, co ułatwia ustalenie prawidłowego miesiąca rozliczenia.

Faktury zagraniczne – czy trafiają do KSeF?

NIE, zazwyczaj nie.

Jeśli kupujesz od dostawcy zagranicznego (np. materiały z Niemiec), faktura od niemieckiej firmy NIE trafia do polskiego KSeF.

Co robisz:

• Otrzymujesz fakturę tradycyjnie (email PDF, papier)
• Księgujesz ręcznie w swoim systemie
• Rozliczasz import usług/WNT w JPK_V7

Wyjątek: Jeśli zagraniczny dostawca ma polski oddział i wystawia polską fakturę VAT – wtedy może być w KSeF.

Mechanizm podzielonej płatności przy zakupach

Jeśli faktura zakupowa ma oznaczenie MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności), musisz zapłacić w specjalny sposób:

Tradycyjnie:

• Cała kwota brutto → rachunek dostawcy

Z MPP:

• Kwota netto → rachunek dostawcy
• VAT → rachunek VAT dostawcy

W systemie bankowym: Wybierasz „Przelew z podzieloną płatnością”, wpisujesz dwie kwoty. Bank automatycznie kieruje je na właściwe rachunki.

Konsekwencje nieprzestrzegania: Jeśli zapłacisz całość na rachunek zwykły (bez MPP), tracisz prawo do odliczenia VAT!

Raportowanie i analizy zakupów

KSeF daje nowe możliwości analizy wydatków:

Raport 1: Top 10 dostawców (wg wartości zakupów) System pokazuje, od kogo kupujesz najwięcej. Możesz negocjować rabaty.

Raport 2: Trendy kosztów w czasie Czy koszty materiałów rosną? KSeF pokazuje historyczne dane w formie wykresów.

Raport 3: VAT naliczony vs należny Porównanie VAT z zakupów (naliczony) vs VAT ze sprzedaży (należny). Czy rozliczasz się na plus czy minus?

Raport 4: Terminowość płatności Czy płacisz dostawcom na czas? KSeF pokazuje termin płatności z każdej faktury – można to zestawić z datami faktycznych przelewów.

Integracja z systemem zamówień

Idealna sytuacja:

1. Dział zakupów składa zamówienie w systemie (np. 100 worków cementu)
2. Dostawca dostarcza towar
3. Magazynier przyjmuje towar, skanuje kod kreskowy → system rejestruje przyjęcie
4. Dostawca wystawia fakturę w KSeF
5. System księgowy automatycznie:
   • Pobiera fakturę
   • Dopasowuje do zamówienia (weryfikuje czy ilości się zgadzają)
   • Księguje
   • Wysyła do zatwierdzenia (jeśli wszystko OK)

Księgowa tylko klika „Zatwierdź”. Reszta dzieje się automatycznie.

Częste problemy i rozwiązania

Problem 1: „Nie widzę faktury w KSeF”

• Rozwiązanie: Sprawdź, czy dostawca wystawił fakturę (zadzwoń). Sprawdź, czy podałeś mu prawidłowy NIP.

Problem 2: „Faktura jest, ale nie mogę jej pobrać”

• Rozwiązanie: Sprawdź uprawnienia w ZAW-FA. Być może księgowa nie ma uprawnień do pobierania faktur.

Problem 3: „System księgowy nie importuje faktur z KSeF”

• Rozwiązanie: Sprawdź integrację (czy API działa). Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania.

Problem 4: „Duplikaty faktur”

• Rozwiązanie: Dostawca wystawił dwie faktury (błąd). Skontaktuj się z nim o anulowanie jednej.

Backup i archiwizacja

KSeF automatycznie przechowuje faktury, ale warto mieć własny backup:

Dobre praktyki:

• Raz w miesiącu: eksport wszystkich faktur zakupowych do pliku ZIP
• Zapisanie na dysku firmowym + chmura (np. Dysk Google, OneDrive)
• Retention policy: 5 lat minimum (wymóg prawny)

Dlaczego backup?

• Bezpieczeństwo: co jeśli KSeF kiedyś przestanie działać?
• Szybszy dostęp: przeglądanie lokalnych plików jest szybsze niż logowanie się do KSeF
• Audyt: audytorzy mogą prosić o dane w określonym formacie – łatwiej z backupu

Podsumowanie

Faktury zakupowe w KSeF to druga strona medalu e-fakturowania. Automatyczny odbiór, księgowanie i integracja z systemami zakupowymi oszczędza dziesiątki godzin pracy miesięcznie. Kluczem jest odpowiednia konfiguracja programu księgowego (automatyczne pobieranie, reguły księgowania) i przeszkolenie zespołu (weryfikacja faktur, obsługa błędów). KSeF eliminuje problem „nie dostałem faktury” – jeśli dostawca ją wystawił, jest w systemie, nie ma wymówek. To zwiększa dyscyplinę po obu stronach i ułatwia zarządzanie przepływami finansowymi.

Meta description: Faktury zakupowe w KSeF – jak odbierać, księgować i automatyzować e-faktury od dostawców? Przewodnik dla księgowych z praktycznymi wskazówkami.